اردیبهشت, ۱۳۹۸ بدون نظر دپارتمان مدیریت, مقاله مدیریت, موسسه معنا

چگونه فرایند ورود و آماده‌سازی کارمند جدید را تهیه کنیم.

تهیه فرآیند ورود قوی کارمندان، بهترین راه برای استقبال و حفظ کارکنان جدید است. آماده‌سازی مؤثر، برنامه‌ریزی پیشاپیش و فکر کردن از نقطه نظر کارمند جدیدتان است. آماده‌سازی در اولین روز کاری شما با کارمند جدیدتان محدود نخواهد شد. این روند در ابتدای فرایند استخدامتان شروع می‌شود و زمانی که کارمند جدیدتان کاملا در نقش خود مستقر شود، به پایان می‌رسد.

در اینجا جدول زمان‌بندی برنامه‌ریزی و چک‌لیست‌هایی برای استفاده متخصصان منابع انسانی و مدیران استخدام جهت طراحی تجربه خوب آماده‌سازی کارمندان آمده است:

در طول روند استخدام

استخدام و آماده‌سازی اغلب جدا هستند، اما مرزهای آنها نامشخص است. اولین برداشت کارمندان جدید از شرکت شما در فرایند استخدام شکل می‌گیرد، بنابراین تلاش‌های تجربه داوطلب موردنظر باید همانند بقیه تلاش‌های آماده سازیتان، فکرشده و صمیمانه باشد:

  • شرح شغلی شفافی بنویسید که لیست مسئولیت‌های کارمند جدید را در اختیارش قرار دهد.
  • به کاندیداها بگویید که فرایند استخدامتان چگونه است و هر مرحله احتمالا چقدر طول می‌کشد.
  • زود و منظم پیگیری کنید و با کاندیداها در هر مرحله از روند استخدام ارتباط برقرار کنید.
  • در مصاحبه به کاندیداها کاملا توجه کنید و به هر سوال احتمالی پاسخ دهید.
  • به کاندیداها درمورد بررسی‌های مرجع و بررسی‌های پس‌زمینه اطاعات کامل بدهید.

در طول مرحله ارائه

  • در صورت امکان پیشنهاد تلفن را انتخاب کنید. پیشنهادات تلفن شخصی‌تر از پیشنهادات ایمیل هستند و می‌تواند به شما در انتقال بهتر اشتیاقتان به داوطلب کمک کند. بهتر است تماس را از قبل برنامه‌ریزی کنید تا داوطلب سردرگم نشود.
  • با یک نامه پیشنهادی مشتاقانه پیگیری کنید. با لحنی گرم پیش بروید و تمام جزئیات مزایا و اطلاعات تماس را بگنجانید. به این ترتیب راحت می‌توانید به سوال‌های باقی‌مانده بپردازید.
  • در طول مذاکرات در مورد حقوق، مؤدب باشید. مذاکرات حقوق و دستمزد، اگر خوب انجام نشود، می‌تواند ناخوشایند و تنش‌زا باشد. اگر این مذاکرات به خوبی انجام شود، می‌تواند ارزش کارمند جدیدتان را در تیمتان تثبیت کند و مبنایی برای احترام متقابل ایجاد کند. بنابراین، پذیرا باشید و سعی نکنید کاندیداها را به خاطر دفاع از خود مجازات کنید.
  • تاریخ شروع را تعیین کنید و آن را با تیم کارمند جدید خود به اشتراک بگذارید. در صورت امکان، کمی در تاریخ شروع انعطاف‌پذیری به خرج دهید. بهتر است به نیاز کارمند جدیدتان برای اتمام پروژه‌های قبلی و مطلع کردن کارفرمای فعلیشان احترام بگذارید. هنگامی‌که تاریخی را تعیین کرده‌اید، آن را با تیم کارمند جدید خود به اشتراک بگذارید تا بتوانند برای استقبال از همکار جدید خود آماده باشند.
  • اطلاعات کارمند جدید خود را از سیستم ردیابی متقاضی به سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS) یا نرم افزار آماده‌سازی انتقال دهید. برای جلوگیری از درخواست از کارکنان جدید برای تکرار اطلاعات شخصی‌شان به سوابق HRIS خود، ببینید آیا می‌توانید اطلاعات مربوطه را از ATS خود انتقال دهید یا خیر. این کار به شما امکان می‌دهد انتقال یکپارچه‌ای برای منابع انسانی، مدیران استخدام و کارمندان جدید ایجاد کنید.

هفته‌های قبل از اولین روز کارمند جدیدتان

۱- فرم‌های لازم برای کارمند جدید خود را آماده کنید. دقت کنید که سیاست‌ها و فرم‌های زیر برای کارکنان جدید را جهت تکمیل و امضا بگنجانید:

  • قرارداد استخدام
  • قرارداد عدم افشاء
  • قرارداد اختراعات کارمندان
  • کتابچه راهنمای کارمند
  • IRS فرم W-4
  • IRS فرم I-9
  • فرم سپرده مستقیم

2- حساب‌های آنلاین کارمند جدید خود را تنظیم کنید، از جمله:

  • ایمیل شرکت
  • پیام فوری شرکت
  • نرم‌افزار HRIS شرکت
  • نرم‌افزار مدیریت رمز عبور شرکت (LastPass، و غیره)
  • نرم‌افزار بهره‌وری شرکت (Asana، Jira، و غیره)
  • ATSشرکت برای اعضای تیم استخدام.

3- فناوری کارمند جدید خود را آماده کنید، از جمله:

  • لپ‌تاپ
  • مانیتور
  • تلفن
  • ماوس
  • صفحه کلید
  • هدست

4- شماره تلفن دفتر جدید کارمند خود را تأیید کنید.

۵- کارت‌های تجاری و/ یا پلاک اسم رومیزی را سفارش دهید.

۶- ترتیب کارت شناسایی کارمند جدید / fob دسترسی به ساختمان را بدهید.

۷- جلسات مقدماتی با همکاران کلیدی را برای چند هفته اول کارمند جدید زمان‌بندی کنید.

۸- اعضای تیم (به ویژه افراد حاضر در پنل مصاحبه) را تشویق کنید به استقبال کارمند جدید بروند و قبل از تاریخ شروع به او تبریک گفته و خوشامد بگویند. این کار موفقیت بزرگی در ایجاد روابط در اوایل فرایند است.

9- اگر قرار است در بستة هدیة خوشامدتان تی‌شرت لباس فرم شركت را بگذارید، از کارمند جدید بخواهید فرم آماده‌سازی شامل اطلاعاتی درباره آلرژی‌ها، ترجیحات غذایی و سایز لباس را پر کند.

۱۰- برای روز اول کارمند جدیدتان برنامه ناهار خوشامدگویی ترتیب دهید.

۱۱- برای روز اول کارمند جدیدتان جلسه آماده‌سازی HR برنامه‌ریزی کنید.

۱۲- در صورت لزوم، دسترسی به پارکینگ را هماهنگ کنید.

۱۳- وظایف اولیة کارمند جدیدتان را برنامه‌ریزی کنید.

۱۴- هر گونه آموزش داخلی (یا خارجی) لازم برای کار را هماهنگ کنید.

۱۵- ایمیل خوشامدگویی به کارمند جدیدتان بفرستید و انتظاراتتان را بگویید. نقشه‌ها، جزئیات جلسات و غیره را بگنجانید. مطمئن شوید کارمند جدید می‌داند اولین روز کی بیاید و اگر سؤالی داشت، از چه کسی بپرسد.

روز قبل از اولین روز کارمند جدیدتان

۱-میز كارمند جدید خود را تمیز كنید و لوازم و بستة هدیه استقبال او را قرار دهید. در هدیه استقبال خود موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • نامه خوشامدگویی
  • مدارک کارمند جدید و اسناد HR
  • دستورالعمل‌های راه‌اندازی فناوری.
  • دفتر یادداشت شرکت
  • تی‌شرت لباس فرم شرکت.
  • لیوان شرکت.
  • قلم
  • برچسب‌ها
  • یک نسخه از نقشه دفترتان.
  • یک نسخه از نمودار سازمانی شرکت.
  • یک نسخه از برنامه‌ هفته اول کارمند جدیدتان.
  • یک نسخه از کتاب مربوط به فرهنگ تیمیتان.

2- اطمینان حاصل کنید که حساب ایمیل شرکتی کارمند جدیدتان تنظیم شده است و دعوتنامه جلسات گروهی به طور منظم برایش ارسال می‌شود.

۳- به بخش کارمند جدیدتان پیامی ارسال کنید تا تاریخ شروع کار وی را به همه یادآور شوید.

۴- ایمیل کارمند جدید خود را به لیست توزیع مربوطه و شماره تلفن جدید او را به لیست تلفن مربوطه اضافه کنید.

۵- اگر قبلا این کار را انجام نداده‌اید، جزئیات کارمند جدیدتان را به سیستم HRIS خود اضافه کنید.

۶- میز کارمند خود را به نقشه میزهای داخلی دفترتان اضافه کنید.

در روز اول کارمند جدیدتان

  • وقتی به دفتر می‌آید، فردی آماده باشد تا از او استقبال کند.
  • برای کارمند جدیدتان تور اداری دقیقی بگذارید و از برنامه چند روز اولش آگاهش کنید.
  • یک جلسه خوشا‌مدگویی با مدیر کارمند جدیدتان ترتیب دهید تا خلاصه‌ای از تیم جدیدش، نقشش و نحوه سنجش موفقیتش ارائه دهد.
  • زمانی را برای مدارک کارمند جدید برنامه‌ریزی کنید.
  • کارمند جدیدتان را با برخی از اعضای اصلی تیمش به ناهار ببرید.
  • به کارمند جدیدتان کمی وقت آزاد بدهید تا تجهیزات جدیدش را راه‌اندازی کند، رمزهای جدید تعیین کند و به حساب‌های جدیدش وارد شود.
  • جلسه رسمی آماده سازی HR شامل جزئیات در مورد مزایای ثبت‌نام، تعطیلات و سیاست‌های شرکت، ساختار شرکت، فرهنگ تیم و بررسی دیدگاه، ماموریت و ارزش‌های شرکتتان برگزار کنید. (البته اگر رسما ثبت کرده‌اید.)

در روز اول کارمند جدیدتان

  • وقتی به دفتر می‌آید، فردی آماده باشد تا از او استقبال کند.
  • برای کارمند جدیدتان تور اداری دقیقی بگذارید و از برنامه چند روز اولش آگاهش کنید.
  • یک جلسه خوشا‌مدگویی با مدیر کارمند جدیدتان ترتیب دهید تا خلاصه‌ای از تیم جدیدش، نقشش و نحوه سنجش موفقیتش ارائه دهد.
  • زمانی را برای مدارک کارمند جدید برنامه‌ریزی کنید.
  • کارمند جدیدتان را با برخی از اعضای اصلی تیمش به ناهار ببرید.
  • به کارمند جدیدتان کمی وقت آزاد بدهید تا تجهیزات جدیدش را راه‌اندازی کند، رمزهای جدید تعیین کند و به حساب‌های جدیدش وارد شود.
  • جلسه رسمی آماده سازی HR شامل جزئیات در مورد مزایای ثبت‌نام، تعطیلات و سیاست‌های شرکت، ساختار شرکت، فرهنگ تیم و بررسی دیدگاه، ماموریت و ارزش‌های شرکتتان برگزار کنید. (البته اگر رسما ثبت کرده‌اید.)

در سه ماهه اول کارمند جدیدتان

  • به جلسات منظم ۱: ۱ ادامه دهید.
  • برای رفع هر گونه نگرانی فوری یک مرور سی روزه غیررسمی داشته باشید و بعد هم آن را با مرور نود روزه برای بررسی نحوه انجام امور تکمیل کنید.
  • در مورد فرایند آماده‌سازیتان بازخورد بخواهید تا بتوانید این فرایند را برای کارمند جدید آتی بهبود ببخشید.
منبع مقاله:

resources.workable

ترجمه:

موسسه معنا

با دوستانتان به اشتراک بگذارید:

درباره نویسنده

ارسال نظر شما

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.