چطور در محیط سازمان برای برنامه‌ آموزش منابع انسانی برنامه‌ریزی کنیم؟

طراحی دوره‌ آموزشی برای ارتقا مهارت‌های منابع انسانی در محیط سازمانی شامل ارزیابی نیاز، طراحی مواد آموزشی برای پشتیبانی از متخصصان منابع انسانی، توسعه‌ی برنامه آموزشی، اجرای برنامه و ارزیابی تاثیر برنامه بر معیارهای عملیاتی بخش‌های سازمان است. متخصصان منابع انسانی از شرکت پشتیبانی می‌کنند و برای انجام این کار نیاز به پرورش مهارت دارند. برنامه‌های آموزشی موثر اطمینان می‌دهند که متخصصان منابع انسانی می‌توانند پشتیبانی کارکنان را به شیوه‌ای مقرون‌به‌صرفه و سازگار فراهم کنند.

۱- عملیات بخش منابع انسانی خود را تحلیل کنید. بر متخصصان منابع انسانی در حین انجام فعالیت‌های روزانه نظارت کنید. نظرسنجی‌هایی انجام دهید تا مشخص شود کارکنان بخش منابع انسانی برای ایجاد تخصص در چه وظایفی به بیشترین کمک و حمایت نیاز دارند. به عنوان مثال، موضوعات معمول شامل تایید یا رد مرخصی، تعیین محدوده‌ی حقوق و دستمزد، محاسبه‌ پاداش، ایجاد برنامه‌های بهبود عملکرد و مدیریت فصل همکاری‌ها است.

۲- برنامه‌ آموزش خود را با فهرست اهداف یادگیری و ایجاد طرح کلی از محتوای برنامه طراحی کنید. فرضیات خود را با مرور ایده‌های طراحی خود با اعضای سازمان منابع انسانی تایید نمایید. حمایت سطح رهبری سازمان را جلب کنید تا اطمینان یابید برنامه‌تان با اهداف راهبردی منطبق است. برای مثال، دوره‌ی آموزشی جامعی را برای آموزش پرسنل منابع انسانی تهیه کنید تا زمانی که اهداف شرکت شامل برنامه‌هایی برای گسترش وسیع است، اقدامات جذب نیرو را به‌نحوی کارآمد انجام دهند.

۳- مواد آموزشی خود را شامل ارائه‌ها، تمرین‌های کلاسی و راهنماهای مطالعه تهیه کنید. لیستی از مراجع و منابع ایجاد کنید. این منابع را در شبکه داخلی شرکت منتشر کنید و در دسترس بودن آن را از طریق خبرنامه یا تکنولوژی رسانه‌های اجتماعی مانند وبلاگ یا انجمن اطلاع‌رسانی کنید. لیستی از لینک‌های اینترنتی صنعت از نکات و تکنیک‌ها تهیه کنید. به عنوان مثال، انجمن مدیریت منابع انسانی نمونه پرسش‌های مصاحبه را ارائه می‌دهد. متخصصان منابع انسانی می‌توانند در هنگام انجام مصاحبه‌های موثر از این سوالات به عنوان راهنما استفاده کنند.

۵- اثربخشی دوره‌ی آموزشی خود را با انجام مصاحبه‌های پیگیری، نظرسنجی‌ها، گروه‌های کانونی و تحلیل عملیاتی ارزیابی کنید. برای مثال، معیارهای عملکرد منابع انسانی را با استفاده از محاسبه‌گرهای معیارهای ارائه شده توسط انجمن مدیریت منابع انسانی بررسی کنید. نسبت تنوع استخدام را قبل و بعد از ارائه‌ی دوره‌ای در مورد نحوه‌ استخدام جمعیت متنوع محاسبه کنید. از نسبت تنوع بالاتر به عنوان نقطه‌ی اعتباری برای موفقیت دوره‌ آموزشی خود استفاده کنید.

در حالی که محتوای هر دوره‌ آموزشی متفاوت است، بسته به مهارت‌هایی که می‌خواهید کارکنانتان یاد بگیرند و پرورش دهند، می‌توانید برنامه‌ خود را با استفاده از همان فرمول ارائه دهید. این فرآیند با تعیین آنچه که کسب‌وکار کوچک شما نیاز دارد و سپس مطابقت آن نیازها با آنچه کارکنانتان باید یاد بگیرند، آغاز می‌شود.

نیازهای آموزشی کسب‌وکارتان را با تعریف نیازهای شرکت ارزیابی کنید. بر اساس این نیازها، اهداف مربوط به موقعیت و مهارت‌هایی را که هر کارمند برای رسیدن به این اهداف نیاز دارد، مشخص کنید.

مواد آموزشی و مدرسان را پیدا کنید. اگر کسی در سازمانتان هست که قبلا در مهارت‌هایی که نیاز دارید به کارکنان خود تدریس کنید، مهارت یافته است، ممکن است آن شخص بتواند بدون خرید مواد آموزشی یا استخدام مدرس به آنها آموزش دهد. بااین‌حال، کسی که می‌تواند کاری را به‌خوبی انجام دهد، لزوما در تدریسش ماهر نیست.

به عنوان مثال، اگر می‌خواهید مایکروسافت پاورپوینت را به کارمندان خود تدریس کنید، کسی در اداره‌تان ممکن است بتواند مطالب را از وب سایت مایکروسافت دانلود کند و از این مطالب به عنوان مبنای جلسه آموزشی استفاده کند. در غیر این صورت، ممکن است بهتر باشد مربی مجربی را استخدام کنید که قبلا مواد آموزشی را تهیه کرده است. تولیدکنندگان، توزیع‌کنندگان و سازمان‌ها یا انجمن‌های صنعتی نیز ممکن است مواد آموزشی و مربیان باتجربه را اغلب بدون هیچ هزینه‌ای در دسترستان قرار دهند.

جلسات آموزشی جداگانه را به دسته‌های مهارت‌های نرم و سخت تقسیم کنید. آموزش مهارت‌های نرم شامل موضوعاتی مانند خدمات مشتری، خط مشی‌ها، برخورد با تعرض، تنوع، ایمنی و دیگر اطلاعات عمومی است. مهارت‌های سخت مهارت‌هایی هستند که برای تکمیل کار خاصی از قبیل عملیات ماشینی یا روش‌های کاری خاص استفاده می‌شوند.

ماتریس آموزشی را بر روی کاغذ یا صفحه گسترده کامپیوتری درست کنید که اسامی کارکنان، عناوین شغلی و همه‌ آموزش‌های موجود را فهرست می‌کند. قرار دادن تاریخ آموزشی زمان‌بندی شده در کنار نام کارمند برای هر آموزش به شما امکان می‌دهد که از ماتریس به عنوان راهنمای زمان‌بندی و پیگیری استفاده کنید.

کارکنان را با جلسات آموزشی که با مشاغل ویژه‌ی آنها تناسب دارد، مطابقت دهید. بعضی دوره‌های آموزشی اطلاعات عمومی باید در ماتریس آموزشی هر کارمندی درنظر گرفته شود.

هماهنگ‌کننده یا تیم آموزشی داخل‌سازمانی را برای کمک به تهیه و ایجاد برنامه‌تان و یا نظارت بر کارهایی که توسط مربی خارجی انجام می‌شود، تعیین کنید.

برنامه آموزشی‌تان را برای تمام استخدامی‌های جدید به هنگام آشنایی‌شان اجرا کنید به ویژه آموزش‌های مربوط به ایمنی و سیاست. ترتیبی دهید که کارکنان فعلی هر زمانی که نیازش پیش آمد یا زمانشان اجازه داد در جلسات آموزشی حضور یابند.

با به دست آوردن بازخورد کارکنان و مقایسه‌ آمار بهره‌وری بخش قبل و بعد از آموزش، بر برنامه آموزشی‌تان نظارت منظم داشته باشید. بهتر است که برنامه‌های آموزشی‌تان را همزمان با رشد شرکت و تغییر نیازها تنظیم و اصلاح کنید.

نکته

• لازم نیست جلسات آموزشی با ارائه‌های چندرسانه‌ای و با مربیان حرفه‌ای انجام شود. اگر بودجه‌تان اندک است، کارمند تعیین‌شده‌ای که اطلاعات را در جزوات چاپی ارائه دهد، کفایت خواهد کرد.

تدوین دوره‌ آموزشی می‌تواند زمان‌بر باشد. هنگام تهیه‌ برنامه آموزشی‌تان، هزینه‌ها را برای انجام کارها توسط خودتان و استخدام یک متخصص محاسبه کنید. آموزش را در اتاقی تعیین‌شده و به دور از مشغله‌های اداره انجام دهید.