خرداد, 1399 بدون نظر دپارتمان مدیریت, مقاله مدیریت, موسسه معنا

اول کارهای مهم

زندگی کردن، دوست داشتن، یادگیری، برجای گذاشتن چیزی ارزشمند

بیشتر برنامه‌های مدیریت زمان شکست می‌خورند چون در آنها اصول بنیادینی درنظر گرفته نمی‌شود. استفان آر.کاوی نویسنده کتاب معروف هفت عادت مردمان موثر، خیلی قبل تر از آن کتابی نگاشته است بسیار غنی، محرک و قدرتمند برای کسانی که گوش شنوا دارند و این کتاب بعدها به بخشی از کتاب هفت عادت مردمان موثر تبدیل شده است.

ساعت و قطب‌نما

تلاش برای اولویت دادن به کارهای مهم را میتوان در تفاوت بین ساعت و قطب‌نما خلاصه کرد:

ساعت نمادی از نحوه مدیریت زمان ماست: قرارها، برنامه‌ها و اهداف. و قطب‌نما نمادی از چشم‌انداز، ارزش‌ها، اصول، وجدان و نشان‌دهنده آنچه در زندگی مهم  تلقی می‌کنیم. مشکل زمانی ایجاد می‌شود که شکافی بین ساعت و قطب‌نما به وجود آید و آنچه در زندگی انجام می‌دهیم در راستای جهت مهم زندگی‌مان نباشد.

عواملی که انتخاب ما را در بارۀزمان مشخص می‌کندفوریت و اهمیت است. افراد زیادی معتاد رسیدگی به بحران‌ها هستند، آنها تمامِ وقت خود را صرف حل و فصل‌کردن بحران‌ها می‌کنند فارغ از اینکه آیا این بحران اهمیت دارد یا نه.

ما میتوانیم زمان خود را بر اساس دو بعد اهمیت و فوریت به چهار ربع تقسیم کنیم:

ربع اول، مهم و فوری، جایی است که با مشکلات فشرده و بنیادین روبروییم. ما از اینکه وقت خود را در فعالیت‌های ربع اول سپری کنیم، ناگزیریم

ربع دوم، مهم اما غیرفوری، در این بخش باید برنامه‌ریزی طولانی‌مدت انجام دهیم وذهن و مهارت‌های خود را گسترش دهیم.

ربع سوم، فوری ولی غیرمهم اینها همان دلایل حواس‌پرتی و وقفه در کارهای مهمند.

و ربع چهارم که نه مهمند و نه فوری، که در حقیقت بخشی است که زمان و انرژی خود را دور می‌ریزیم.

برای شناخت آنچه واقعاً مهم است، باید چهار نیاز بنیادین انسان را هم شناخت که عبارتند از:

بقا، دوست داشتن، یادگیری و برجای گذاشتن چیزی ارزشمند. برآورده نشدن هر یک از این نیازها می‌تواند انرژی شما را به مرور تحلیل بَرَد یا شما را مستعد اعتیاد به حل بحران‌ها کند. ما تمایل داریم این چهار نیاز را جدا از هم ببینم ولی در حقیقت این نیازها هم‌پوشانی دارند پس همان‌طور که برآورده‌شدن یک نیاز به ما در سه مورد دیگر کمک می‌کند، نادیده‌گرفتن یک نیاز هم به آن‌ها آسیب می‌زند.

اصل قرار‌دادن مطلب اصلی

با در نظر گرفتن قانون مزرعه می‌توانیم درک کنیم که چگونه واقعیت‌های بیرونی بر زندگی ما حاکم است. در کشاورزی قوانین و اصول طبیعی است که برداشت محصول را تعیین می‌کند و میانبری وجود ندارد. همین‌طور، هیچ میانبری در کسب صداقت، شجاعت، دلسوزی یا شکل‌گیری شخصیت وجود ندارد. سلامتی و امنیتِ اقتصادی با گذشت زمان از تلاش حاصل می‌شوند. در روابط، باید احترام و محبت را به‌دست بیاوریم. بهزیستی معنوی از کمک به دیگران حاصل می‌شود. وقتی یاد بگیریم اصولی فراتر از ما وجود دارد، آن وقت احساس فروتنی می‌کنیم.

“وقتی در مورد مدیریت زمان صحبت می‌کنیم، نگرانی در مورد سرعت، قبل از تعیین جهت مسخره خواهد بود، درباره ذخیره‌کردن دقایق زمانی‌ای که ممکن است سال‌ها را در جهت اشتباه تلف کنیم.”

برای تحقق این اصول نیازمند چهار توانایی در خود هستیم: خودآگاهی، وجدان، ارادۀ مستقل و تخیل خلاق. برای ایجاد آگاهی از خود یک ژورنال شخصی داشته باشید. ادبیات حکمت درطول سال‌ها را بخوانید، دیگران را نظاره کنید، مراقبه کنید و از تجارب خود بیاموزید تا وجدان خود را بیدار کنید. قول بدهید و آن را حفظ کنید تا ارده مستقل خود را پرورش دهید. برای ایجاد تخیل خلاق از تجسم بهره ببرید.

“خودآگاهی ما را وادار می کند از جایی که هستیم – بدون توهم، بدون بهانه – شروع کنیم و به ما در تعیین اهداف واقع‌بینانه کمک می‌کند. “

برای برنامه‌ریزی هفتۀ خود، به موارد زیر توجه کنید:

۱) در راستای ماموریت و چشم‌انداز زندگی خود، آنچه در زندگی برای شما مهم است در نظر بگیرد. چه کار می خواهم در زندگی انجام دهم یا به چه کسی می خواهم تبدیل شوم؟ پاسخ به این سوال یعنی تهیه بیانیه ماموریت شخصی شما. پس از پاسخ دادن به سوال شخصی خودتان قادر خواهید بود فعالیت‌های هفتگی را بر پایه آن تنظیم کنید.

2) نقش‌های خود را مشخص کنید. نقش‌ها به معنای مسئولیت‌ها، روابط و زمینه‌های مشارکتند. نقش‌هایی مانند “فرد / توسعه شخصی ، “شوهر / پدر” ، “مدیر / محصولات جدید” یا “رئیس خیریه”. تعداد این نقش‌ها را تا هفت عدد یا کمتر که بیشتر افراد در آن واحد قادر به مدیریت آن هستند، نگه دارید. نقش‌ها به طور طبیعی از ماموریت شما منشا می گیرند. پس از یادداشت کردن نقش‌های‌تان، نقش ویژه‌ای به نام “اره تیز کن” به لیست خود اضافه کنید که مواردی را شامل می‌شود که شما را مانند اره‌ای که برای کار خود باید تیز باشد از نظر جسمی، اجتماعی، روحی و معنوی آماده نگه دارد. ۳) ربع دوم اهداف هر نقش (مهم و غیر فوری) را انتخاب کنید و از خود بپرسید که چه کاری می‌توانید در این هفته انجام دهید تا بیشترین تاثیر مثبت را در هر نقش داشته باشید

4) چارچوبی برای تصمیم‌گیری در هفته ایجاد کنید. قرارهای مشخص معمولاً بهتر کار می‌کنند. برای برنامه‌ریزی، قرار ملاقاتی با خودتان بگذارید. با خودتان طوری رفتار کنید که از دیگران انتظار دارید. بعد از اتمام فعالیت‌های ربع دوم می‌توانید بر حسب الویت به فعالیت‌های سایر ربع‌ها هم بپردازید.

۵). ماموریت خود را با آرامش و اطمینان به عمل ترجمه کنید. «مهم‌ترین» کارکردِ وقت خود را انتخاب کنید، نه فقط ضروری‌ترین.

به یاد داشته باشید که نقش‌های ما کاملاً جدا از هم نیستند، آنچه ما در یک نقش انجام می‌دهیم بر سایر نقش‌هایمان تأثیر می‌گذارد.

به یاد داشته باشید که نقش‌های ما کاملاً جدا از هم نیستند، آنچه ما در یک نقش انجام می‌دهیم بر سایر نقش‌هایمان تأثیر می‌گذارد.

زندگی خود را تقسیم نکنید. به‌دنبال هم‌افزایی در بین نقش‌هایتان باشید. با این روش می‌توانید، در زندگی خود تعادل ایجاد کنید. اهداف را مطابق با «مأموریتتان»تعیین کنید.

“ارزش هر هفته محدود به کاری نیست که ما در آن انجام می‌دهیم. این همان چیزی است که ما از آن می‌آموزیم و به نتیجه‌ای از آن تبدیل می‌شویم. ”

برنامه‌ریزی هفتگی انجام دهید زیرا برنامه‌ریزی روزانه تمرکز شما را محدود می‌کند. در برنامه‌ریزی هفتگی بین اهداف مهم و فوری و نیز چشم‌انداز بلندمدت خود ارتباط برقرار کنید. مرتباً زمانی ‌را برای انجام کارهای مهم و غیرفوری اختصاص دهید.

هم‌افزایی و وابستگی متقابل

در برنامه‌ریزی اصول-محور، می‌پذیریم که به هم وابسته‌ایم.

درس‌هایی که از قبول وابستگی متقابل می‌گیریم عبارتند از:

۱) کلیۀ رفتارهای عمومی در نهایت یک رفتار خصوصی است. ما باید هنگام بروز مشکلات نسبت به خواستگاه آن واکنش نشان دهیم. وقتی ما به اصل واکنش نشان می‌دهیم، نه فوریت، نتایج به نفع کل جامعه است، نه فقط خودمان ۲) زندگی یک کلِ غیرقابل تفکیک است. رفتار ما در هر زمینه از زندگی بر همه شئون آن تأثیر می‌گذارد. ۳) اعتماد از توانایی اعتمادکردن رشد می‌کند که این قابلیت، هم شخصیت و هم صلاحیت را می‌طلبد و هیچ کدام بدون دیگری کافی نیست. شخصیت شامل انطباق حرف با عمل، بلوغ و ذهنیت خوش‌بین است. صلاحیت شامل صلاحیت فنی، صلاحیت انتزاعی (توانایی دیدن تصویر بزرگ) و صلاحیت در ارتباط با یکدیگر است (توانایی کار با دیگران و یافتن راه‌حل‌های برد-برد).

“تبدیل‌شدن به یک اصول-محورفقط همین است: تبدیل شدن و نه رسیدن به آن؛ این یک عمر، جستجو است.”

با پذیرش وابستگی متقابل، ما اهمیت خود را دوباره تعریف می‌کنیم‌، از ایجاد بحران با ایجاد روابط جلوگیری می‌کنیم و انتظارات را پیشتر روشن می‌کنیم. هم‌افزایی در وابستگی متقابل، دگرگونی ترسناک با نتایجی نا مشخص است. وقتی وارد آن می‌شوید ، نمی‌دانید چگونه نتیجه خواهد گرفت. کلید موفقیتِ هم‌افزایی همان چهار توانایی شخصی است. به‌عنوان مثال وجدان شخصی که به وجدان جمعی منتهی و ارادۀ مستقل که منجر به ارادۀ متقابل می‌شود و شرایط برنده-برنده را شکل می‌دهد.

صلح و قدرت زندگی اصول-محور

برنده-برنده فکر کنید. به یاد داشته باشید که پیروزی به معنای دستیابی به اهداف است. هیچ‌کس مجبور به از دست دادن نیست. موقعیت‌های برد-برد را پیدا کنید، به دنبال درک، فهم و سپس هم‌افزایی باشید. حتی اگر اختلاف‌نظرهای عمیق وجود داشته باشد، با همدلی راه‌هایی برای یافتن زمینۀ مشترک وجود دارد. آنگاه نقش رهبری نیز به‌دنبال راه‌هایی برای تبدیل‌شدن به یک رهبر خواهد بود که ماموریت آن توانمند سازی دیگران، ایجاد شخصیت و توانایی در آنهاست. اگر در محیطی کار می کنید که مدیرتان شما را توانمند نمی‌کند، خودتان فرمول برنده-برنده را به کار گیرید. با گذشت زمان، تقریباً همیشه می‌توانید نگرش افراد را نسبت به خود و شغلتان تغییر دهید.

برای ایجاد بیانیه‌های ماموریت مشترک شما به چهار مورد احتیاج دارید: (۱) افراد کافی که (۲) کاملاً آگاه و (۳) در حال تعامل آزادانه و هم‌افزا باشند و (۴) به همدیگر اعتماد داشته باشند. تقویت ماموریت سازمان از رده‌های بالا به پایین انتقال پیدا نمی‌کند، بلکه از بطن سازمان می آید و شامل چشم‌انداز و مبتنی بر اصول است.
زندگی اصول-محور، ما را از مدیریت زمان به رهبری شخصی سوق می‌دهد. به‌جای فقط حل مشکلات، ما روابطی هم‌افزا برقرار می‌کنیم. فرصت‌هایی را می‌بینیم که قبلاً از دست می‌دادیم، ما روز را متفاوت می‌بینیم. وظایف، فرصتی برای رشد و بهبود ما فراهم می‌اورند.

ما صلح را با تعادل و شادی می‌یابیم در حالی‌که زندگی می‌کنیم ، عشق می‌ورزیم ، می‌آموزیم و میراثی برجای می‌گذاریم. ما در توسعۀ قابلیت‌های شخصی و به‌دست آوردن صلاحیت و شخصیت هم به صلح می‌رسیم. ما به صلح می رسیم وقتی رقابت با همکاری جایگزین می‌شود و با تبدیل شدن به بخشی از هم‌افزایی به کل عشق می‌ورزیم. صلح در یادگیریِ گوش دادن، پیدا می‌شود. بسیاری از ما انتظار داریم هر روز اهدافی را محقق کنیم. ما تغییر را دشمن می‌بینیم. ولی در زندگیِ اصول-محور یاد می‌گیریم که از تغییر یا اختلاف نظرها ناامید نشویم. افتخار به معنای مغروربودن بسیار خطرناک است. افتخار در رسیدن به موفقیت خوب است، اما غرور در رقابت به معنای بالاتربودن از بقیه، دشمن صلح است. پادزهر غرور، فروتنی است با درک این مطلب که ما مستقل نیستیم. چراکه معنا از رقابت ایجاد نمی‌شود بلکه حاصل مشارکت است.

ممکن است چندین نقطۀ عطف در زندگی ما وجود داشته باشد، اما مهم‌ترین تصمیمی که می‌توانیم بگیریم، زندگی با وجدان است به معنای پذیرش اینکه نتیجه هرچه باشد، ما از آن پیروی خواهیم کرد. با این تصمیم‌گیری ما از عواقب تصمیم‌هایمان استقبال خواهیم کرد به جای آنکه از آنها وحشت داشته باشیم.

به‌عنوان سؤال آخر، از خود بپرسید، “آیا چیزی که احساس می‌کنم می‌توانم انجام دهم تا تغییری ایجاد کنم؟”

این جملۀ گاندی را به یاد داشته باشید که “ما باید به تغییری تبدیل شویم که در جهان به‌دنبال آن هستیم”

ترجمه:
دکتر فرزانه رفیعی

با دوستانتان به اشتراک بگذارید:

درباره نویسنده

ارسال نظر شما

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *