دی, 1399 بدون نظر مقاله مدیریت, موسسه معنا

تشکیل دورکاری موثر

دورکاری و تیم‌سازی از هر نقطه­ جهان

گیل گیلندر نویسنده کتاب تشکیل دورکاری موثر، یکی از بنیان‌گذاران دیسکاسلوت، شرکت بازاریابی تکنیکی‌ای کاملا از راه دور است و ارتباطات بر پایه وب را در زمینه‌های موسیقی آکوستیک، فیلم‌های سینمایی پرطرفدار، بی او دبلیو و صفحات گرامافون قدیمی ایجاد کرده است.

از ساحل دریا، کوهستان یا خانه­‌تان کار کنید. هرچند ساعتی که می‌­خواهید، کار کنید تا کار تمام شود. تا زمان انقلاب صنعتی، انجام کار از خانه، تنها گزینه کارگران بود. حال دوباره، دورکاری (کار از راه دور)، نیروی کار جهان را زیر سیطره خود گرفته است.

به‌طور روزافزون، شرکت‌ها به کارکنان‌شان اجازه می‌­دهند از راه دور کار کنند و با شروع کووید ۱۹، بسیاری از شرکت­‌ها و کارکنان گزینه دیگری به جز دورکاری نداشتند. گیل گیلندر، یکی از بنیان‌گذاران شرکت بازاریابی کاملا از راه دور، هر آن‌چه را شرکت­‌ها و کارکنان باید درباره مزایا و معایب کار مجازی و نیروی کار مجازی بدانند، توضیح می‌­دهد.

حقایق

  • دورکاری، جدید نیست و تا زمان انقلاب صنعتی، روش استاندارد کار بود.
  • فناوری پیشرفته، امکان احیای دورکاری را فراهم کرده است.
  • دورکاری به افراد امکان می‌­دهد از هر جا، کار کنند.
  • دورکاری مزایای بی‌شماری برای شرکت‌­ها دارد و بیش‌تر کارکنان دورکار، آن را دوست دارند.
  • دورکاری شاید بهترین گزینه برای همه سازمان­‌ها یا همه کارکنان نباشد.
  • برای مدیریت دورکاری به مثابه یک کارفرما، افراد مناسب را انتخاب کنید، تیم منسجمی تشکیل دهید و اهداف عینی و ملموس تعیین کنید.
  • برای مدیریت دورکاری به مثابه یک کارمند، هم‌چنان به حضور در شبکه ادامه دهید، انعطاف‌پذیر باشید و بر اساس برنامه روزانه، هفتگی و ماهانه، کار کنید.

دورکاری، جدید نیست و تا زمان انقلاب صنعتی، مرسوم بود (روش استاندارد کار بود)

با این‌که خیلی از افراد تصور می­‌کنند دورکاری، پدیده نسبتا جدیدی است، اما قدمت طولانی و قابل توجهی دارد. در بخش زیادی از تاریخ مکتوب، دورکاری یا کار از خانه، روش اکثر افراد برای گذراندن زندگی بود.

«هر چه صنعت، قدیمی‌­تر و سنتی‌­تر باشد، متوجه می‌­شوید پذیرفتن دورکاری به عنوان یک قاعده مرسوم (استاندارد) برایش سخت­‌تر است.»

انقلاب صنعتی این را برای همیشه تغییر داد. با تغییر اساسی جهان کار، زمان آن رسید که اکثر کارکنان، روزهایشان را در کارخانه­‌ها یا اداره­‌ها سپری کنند.

فناوری پیشرفته، امکان احیای دورکاری را فراهم کرده است.

فناوری پیشرفته، ابزارهای جدید از جمله تلگراف، تلفن و دستگاه فکس، این امکان را به وجود آورد که بعضی از افراد، دور از دفاتر و سازمان‌ها، کار کنند. در ابتدا، فقط محدودی از مدیران و کارکنان برگزیده، از جمله کسانی که مجبور بودند برای بازدید از شعب یا دیدار با مشتریان، سفر کنند، می­‌توانستند بیش‌تر وقت‌شان را خارج از دفتر بگذرانند. ظهور کامپیوتر و گسترش دسترسی به اینترنت به این معنا بود که کارکنان بیش‌تر و بیش‌تری می­‌توانستند از هر جای جهان به اینترنت متصل شوند. اولین دورکاران، مدیران وب سایت که فروم‌­ها و بلاگ­‌ها را مدیریت می­‌کردند، نویسندگان و هنرمندان گرافیست فریلنسر (آزادکار) بودند. این آزادکاران همیشه از راه دور کار می­‌کردند اما کامپیوترهای کم هزینه و وب، به آن‌ها آزادی‌ای را داد که قبلا هرگز نداشتند.

«فقط چون دورکاری در حال رشد است به این معنا نیست که به تازگی، رواج یافته و عادی شده، یا حتی شرکت­‌ها واقعا می‌دانند چگونه آن را انجام دهند.»

وقتی سرعت اینترنت افزایش و هزینه لپ‌تاپ­‌ها، کاهش یافت، دورکاری به گزینه محتمل­‌تری برای تعداد فراینده­ای از کارکنان و کارمندان تبدیل شد. کارکنان توانستند در فضای راحت خانه خود، کارشان را انجام دهند و شرکت­‌ها توانستند در دفاتر کوچک‌تر کار کنند و اجاره کم‌تری بپردازند. انفجار کار مجازی زمانی بود که جوانان- نسل دیجیتال، وارد دنیای کار شدند. آن‌ها توانستند موضوع دورکاری را در دو کلمه جمع‌بندی کنند: «چرا نه؟»

دورکاری به افراد امکان می­‌دهد  هر جایی کار کنند.

کارکنان دورکار بسته به موقعیت‌شان می‌­توانند از هر جایی که انتخاب می­‌کنند و به شرکتی مستقر در سیلیکون ولی، شرکت سرمایه‌گذاری در وال استریت یا یکی از پانصد شرکت منتخب فورچون بپیوندند.

«قبلا، در حال رقابت با افراد در شهرتان بودید. (اما) با دورکاری، در شهری با میلیاردها شهروند، زندگی می­‌کنید.»

تصور کنید به جای کار در یک دفتر کلیشه‌­ای، دارید با لپ‌­تا‌‌پ‌تان، وسط یک منظره بسیار زیبا، کار می‌کنید. اگر کارفرمایان اجازه می‌دادند، تقریبا همه کسانی که تمام روز با کامپیوتر کار می‌­کنند، می‌توانستند چنین تغییری را در کارشان ایجاد کنند و کارکنان بیش‌تری می­‌توانند مشاغل رضایت‌بخش‌­تر (هم به لحاظ مالی و هم معنوی) به عنوان کارکنان دورکار، داشته باشند.

دورکاری، مزایای بی‌شماری برای شرکت‌ها دارد و بیش‌تر کارکنان دورکار، آن را دوست دارند

بسیاری از مدیران وقتی درحال سبک سنگین کردنِ دورکاری هستند، متوجه می­‌شوند که مزایای جذابی دارد، از جمله کاهش دادن هزینه­‌ها، پوشش­‌دهی بهتر منطقه­‌های زمانی، گسترش کار به بازارهای جدید، دسترسی گسترده‌­تر و در واقع جهانی به استعدادها، مزایا و پاداش جذاب­تر برای کارکنان و متنوع‌تر شدن ایده‌­های جدید و قابل توجه. یک ویژگی بسیار مهم دیگر، عادی­‌تر شدن دورکاری است و این‌که بیش‌تر کارکنان دورکار، آن را دوست دارند.

«مدیریت نیروی کار توزیع شده، مزایای فراوان و مشکلات فاجعه بار احتمالی خود را دارد.»

با این حال، دورکاری، کلید حل همه مشکلات یا رویای همه افراد نیست. کسانی دورکاری را دوست ندارند و از آن متنفرند. بیش‌تر کارکنان آزادکار نمی‌­توانند روش دیگری را برای کار تصور کنند اما مدیران میانی اغلب معتقدند که «تیم‌های پراکنده» بهره‌­وری کمتری داشته و نظارت بر آن‌ها دشوارتر است.

دورکاری ممکن است بهترین گزینه برای همه سازمان­‌ها یا همه کارکنان نباشد.

دورکاری، برای تقریبا چهار میلیون کسب‌وکار خرده‌فروش در آمریکا روش خوبی نیست. دورکاری، گزینه امکان‌پذیر برای رستوران­‌ها و کارخانه­‌هایی نیست که در مجموع، نزدیک به سی میلیون نفر در آمریکا نیروی کار دارند. دورکاری، حتی در صنایع هم مشکلات قابل توجهی دارد. شاید روند پیشرفت کارکنان دورکار نسبت به همتایان‌شان در سازمان­ها، بسیار آهسته­‌تر باشد و پول کم‌تری به دست آورند، بنابراین شرکت­‌ها باید مزایای جانبی ارائه کنند. از آن‌جا که دورکاران نمی­‌توانند به سادگی با کارکنان دیگر از جمله رؤسا و مدیران ارشد، ارتباط برقرار کنند، در خانه بودن شاید شانس‌شان برای ترفیع را کم کند و ممکن است احساس انزوای اجتماعی کنند.

شرکت­‌ها می­‌توانند از روش­‌ها، تاکتیک­‌ها و استراتژی­‌های مختلف برای کم کردن این اشکالات استفاده کنند. بعضی از شرکت­‌ها برای کمک به رشد حرف‌ه­ای کارکنان از راه دورشان، برنامه‌­ها یا مطالب آموزشی برای کارکنان خود می­‌خرند یا آموزش‌­های آنلاین برگزار می‌کنند. شرکت‌­های موفق، حداقل سالی یک‌بار، کلیه کارکنان دورکار و اعضای تیم را حضوری گرد هم جمع می­‌کنند و ممکن است حتی هزینه حضور آن‌ها در همایش‌ها یا گردهمایی‌های مربوطه را نیز تامین کنند.

ایجاد یک «ساختار ارتباطی» برای موفقیت دورکاری، حیاتی است. احتمالا هر یک از افراد در تیم دورکاری شما، روز خاصی را برای ارتباط و تماس، ترجیح می‌­دهد اما برای این‌که افراد به خوبی با هم کار کنند، لازم است همگی، یک استاندارد ارتباطی مشترک را بپذیرند. یکی از قواعد سرانگشتی دورکاری این است که «کیفیت ارتباط» همیشه مهم‌تر از «کمیت ارتباط» است.

«ابزارها فقط در صورتی خوب کار می­‌کنند که همه افراد از آن‌ها استفاده کنند. در غیر این صورت، خیلی زود کشف می‌کنید که بعضی از اعضای تیم بدون این‌که حتی بدانند؛ دانش و اطلاعات تخصصی برای ادامه همکاری را ندارند.»

برای ارتباط می­توان چند شکل را در نظر گرفت: تصویری، صوتی، مکتوب و الکترونیکی.

این کار را بیش از حد پیچیده نکنید، به سه یا چهار پلتفرم ارتباطی اکتفا کنید. شرکت از راه دور ما (نویسنده)، ارتباط را به «ایمیل داخلی، گوگل چت، زوم و گوگل کلندر محدود کرده است.»

از چت، برای ارتباط فوری و لحظه‌­ای استفاده کنید که به پاسخ‌دهی در عرض یک ساعت نیاز دارد. ایمیل برای موضوعاتی خوب است که به توضیحات کامل­‌تر در عرض چند روز نیاز دارد. از تماس تلفنی یا گفتگوی تصویری برای ارتباط آنی رو در رو استفاده کنید و جلسات ویدئویی را هم برای بررسی اشتباهات مهم یا مسایل اضطراری و هم‌فکری عمیق برگزار کنید.

برای مدیریت دورکاری به مثابه یک کارفرما، افراد مناسب را انتخاب کنید، تیم منسجمی تشکیل دهید و اهداف عینی و ملموس، تعیین کنید.

مدیرانی که می­خواهند دورکاری را تسهیل کنند باید این فاکتورها را در نظر بگیرند:

افراد مناسب را انتخاب کنید: فقط افرادی را به دورکاری بگمارید که به این کار علاقمندند. افراد پرانرژی، مسئولیت‌پذیر و با انگیزه‌­ای که نیازی نیست به آن‌ها گفته شود چه کار کنند. کارکنان دورکار تنبل یا بیش از حد وابسته، قطعا شکست می­خورند. در زمان مصاحبه با متقاضیان، به شخصیت آن‌ها توجه کنید. شاید افرادی که «کمی عجیب غریب» به نظر می­‌رسند و ممکن است با اصول دفتر کار سازگار نباشند، دورکاران فوق‌العاده‌ای باشند.

انتظار نداشته باشید که استخدام، کار ساده­ای باشد. اگر می‌­خواهید افرادی داشته باشید که در برقراری ارتباط، عالی هستند و تحت هر شرایطی مطلوب عمل می‌­کنند؛ کسانی را استخدام نکنید که از شغل دفتری، خوشنود نیستند و امیدوار باشید دورکاری باعث می‌شود، حس و حال‌شان بهتر شود. مبتکرانی را استخدام کنید که به دنبال دریافت دستمزد بر پایه بهره‌وری‌­شان هستند.

از راه دور، مصاحبه کنید اما از راه دور، استخدام نکنید. اگر لازم است برای دیدار برگزیدگان نهایی، سفر کنید، این کار را انجام دهید. نمی­‌توانید در مصاحبه­‌های ویدئو – کنفرانسی، با اطمینان افراد را بشناسید. برای دریافت پاسخ­‌های ارزشمند باید داوطلبان را تحت فشار قرار دهید و نمی­‌توانید این کار را از طریق زوم انجام دهید. هم‌چنین وقتی کارکنان دورکار را از کشورهای دیگر استخدام می­‌کنید، انتظار بروز اختلا­ف­‌های فرهنگی را داشته باشید.

از (انتخاب افراد در) کانال­های استخدام آنلاین، اجتناب کنید. نمی‌­توانید بهترین افراد را در مانستر یا ایندید پیدا کنید چون در این کانال­ها فقط با انبوهی از رزومه­‌های کارکنان روبرو می‌شوید لذا کارکنان فعلی را تشویق کنید افرادی را که می‌شناسند برای شغل‌های دورکاری معرفی کنند. شاید بوردهای دورکاری، مفیدتر باشند.

مقیاس حقوقی پرداختی را متناسب با بازارهای مختلف، تنظیم کنید اما برای حفظ استعدادها، حقوق خوبی بپردازید. می‌توانید به کارکنان دورکار از کشورهای کم‌تر توسعه یافته، دستمزد کم‌تری نسبت به آن‌چه کارکنان کشورهای غربی انتظار دارند، بپردازید اما تا چه مدت می­‌توانید آن‌ها را نگه دارید؟ شرکت ما برای این‌که از جابجایی و ترک خدمت کارکنان جلوگیری و تساوی بیش‌تری ایجاد کند، به کارکنان دورکارش در کشورهای کم‌تر توسعه یافته، چهار برابر حقوق متداول در آن کشور را پرداخت می‌­کند.

وقتی تیم دورکاری‌تان را تشکیل دادید، تلاش کنید منسجم و یکپارچه شود. تاکید کنید که هریک از اعضای تیم دورکاری باید به اندازه سهم خود تلاش کند. هدفتان باید بهره‌وری و مشارکت برابر همه اعضای تیم دورکاری­تان  باشد.

فرصت‌هایی برای جلسات حضوری و چهره به چهره فراهم کنید. شما و کارکنان دورکارتان دایما از طریق نرم‌افزار برگزاری ویدئوکنفرانس با هم در ارتباطید. اما می‌­خواهید هر چند بار که امکان دارد، حضوری هم آن‌ها را ببینید. در صورت امکان، برنامه دیدار هر سه ماه یک‌بار با تک تک کارکنان دورکارتان را تهیه کنید. اگر امکان­پذیر نیست، جلسه سالانه داشته باشید. هر زمان ممکن بود، همه افراد را برای روحیه دادن به تیم، گرد هم ­جمع کنید.

کارکنان دورکار را بر اساس نتایجشان، ارزیابی کنید. بهره‌وری دورکارانی را که فروشنده نیستند، چگونه  اندازه‌گیری می‌­کنید. ارزیابی‌­تان را بر پایه تعداد ایمیل‌هایی که می‌فرستند، تعداد تلفن‌هایی که می‌­زنند یا مدت زمانی که صرف کار با کامپیوتر می‌کنند، قرار ندهید. به نتایج توجه کنید. به کارکنان دورکار بگویید که بر عملکردشان نظارت دارید. خصوصیات و اهداف کارشان را بر اساس دستاورد و پیامدها، تعیین کنید و به طور منظم، کارشان را بازبینی کنید. یادتان باشد که «زمان صرف شده مساوی با بهره‌وری نیست.»

نگران مدیریت کارکنان در مناطق زمانی مختلف نباشید.

به هم متصل کردن مناطق زمانی مختلف سبب می‌شود «ارتباطی که به طور طبیعی غیرهمزمان است»، برقرار شود. کارکنان می‌توانند جدا از هم کار کرده و تلاش‌هایشان را از طریق تکنیک­‌هایی که به کار در یک زمان و روی یک چیز، متکی نیست، ترکیب کنند. نرم‌افزار «منبع باز» نمونه‌ای از این پدیده است. یک وظیفه­ منبع باز کارآمد، حفظ «کد منبع» روی پلتفرم‌هایی مثل گیت هاب است، در این پلتفرم‌ها کارکنان می‌توانند در انجام کار مشارکت کنند. نبود یک برنامه زمانی مشخص به این معناست که افراد در طول ساعات انتخابی خود، به سادگی ایده‌هایشان را به کار در حال انجام اضافه می‌کنند.

هر شرکت به برنامه خود برای مدیریت دورکاری نیاز دارد. انتظار نداشته باشید یک برنامه مدیریت دورکاری مناسب برای همه، پیدا کنید. برنامه مناسب برای یک شرکت ده نفره، برای یک شرکت منتخب فورچون، کار نمی­‌کند. بیش‌تر کسب‌وکارهای کوچک و متوسط باید برنامه معارفه قدرتمندی داشته باشد که شامل جلسات مجازی روزانه با کارمند جدید در طول دو تا چهار هفته اول اشتغال به کار او در شرکت می‌شود.

«برای خوب کار کردن در شغل‌های دورکار، فرد باید بسیار باانگیزه، سخت‌کوش، مستقل و خلاق باشد.» 

مدیران دورکار باید از بهترین نرم‌افزارهای ارتباطی استفاده کنند، به کارکنان دورکار با ارائه مشوق‌هایی مانند پاداش و مشارکت در سود انگیزه دهند و مطمئن شوند که کارکنان دورکار می‌توانند مستقل کار کنند.

برای مدیریت دورکاری به مثابه یک کارمند، هم‌چنان به حضور در شبکه ادامه دهید، انعطاف‌پذیر باشید و برطبق ساختار کار روزانه، هفتگی و ماهانه، کار کنید.

اگر کارمندی هستید که به دنبال شغل دورکار می­‌گردید یا می‌خواهید شغلتان را به روش دورکاری تغییر دهید یا تصمیم دارید همچنان دورکار بمانید، این نکات را به خاطر بسپارید:

برای به دست آوردن یک شغل دورکاری خوب، توجه فردی را که استخدام می‌کند، جلب کنید.

مشاغل دورکاری که می­‌خواهید را هدف قرار دهید. وقتتان را با تقاضا دادن برای مشاغلی که با مهارت­های شما هم‌خوانی ندارند، تلف نکنید. در طول مصاحبه، وقتی مهارت­های شغلی‌تان را فهرست می‌کنید، اطلاعات قانع‌کننده‌ای را هم ارائه کنید که شما را از بقیه متمایز کند، مثل جایگاهی که در جهان دارید، چقدر به تنهایی و به‌طور مستقل می‌توانید خوب کار کنید و چگونه با پروژه‌های خود، پول درآورده­اید.

ساختار خودتان را در محل کار از راه دورتان، ایجاد کنید.

یکی از حسن­های دفاتر کار عادی، ساختاری است که ارائه می‌کنند. در دفتر خانگی خود نیز می‌توانید، یک ساختار ایجاد کنید. برنامه زمانی برای کارتان تهیه کنید و به آن پایبند بمانید. زمان‌تان را فقط به انجام وظایف کارتان اختصاص ندهید و وقتی را برای فعالیت‌های تفریحی در نظر بگیرید. هر روز باید «زندگی واقعی یک انسان» را داشته باشید.

ارتباطات و شبکه اجتماعی‌تان را حفظ کنید.

در اتاقتان ننشینید و هر روز و هر روز، به تنهایی و بدون هیچ ارتباط اجتماعی، به کارتان ادامه دهید. به برقراری رابطه اجتماعی با دیگران، ادامه دهید. اگر می‌توانید برای دیدن دیگران از خانه بیرون بروید.

استقلال، پاداش کار خوب است.

افرادی که دورکاری را دوست دارند، برای استقلال‌شان ارزش قایلند. در مورد جایگاه، مسئولیت‌ها و مدت اشتغال خود واقع‌بین باشید و به آن‌ها توجه داشته باشید. چه دورکاری کنید و چه در محل کار، مشغول کار باشید، سطح آزادی شما به مدت زمان اشتغال‌تان در شرکت و میزان خوب کار کردنتان بستگی دارد.

کارکنان دورکار همیشه باید منعطف باشند.

این موضوع به ویژه زمانی صدق می­‌کند که شما و اعضای تیم دورکارتان از مناطق زمانی مختلف، باشید. آماده باشید زمان کارتان را به اقتضای شرایط، تنظیم کنید.

ترجمه:
دکتر فرزانه رفیعی

با دوستانتان به اشتراک بگذارید:

درباره نویسنده

ارسال نظر شما

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *