مرداد, 1397 دپارتمان مدیریت, مقاله مدیریت, موسسه معنا

مدیریت زمان

مترجم:شیدا سالاروند

منبع: مجله کسب و کار هاروارد ۲۰۱۶/۰۹/۱۹

 

ممکن است از برنامه‌ریزی خوشتان نیاید، ولی به‌هرحال باید آن را انجام دهید. بعضی از باهوش‌ترین آدم‌هایی که تا به حال با آن‌ها برخورد داشته‌ام برای متقاعد کردن خودشان برای انجام یک کار تقلا می‌کنند: مدیریت زمان.

این آدم‌ها در رابطه با تحلیل همه چیز از فرایندهای تولید گرفته تا سرمایه و ذرات هسته‌ای در سطح بالایی قرار دارند اما وقتی نوبت به مدیریت زمان خودشان یا برنامه‌ریزی برای انجام پروژه‌ای بزرگ می‌رسد، جا می‌زنند. برنامه‌ریزی زمان‌بندی شده به شکلی است که باعث می‌شود مغزِ این افراد از کار باز بماند، به طوری که ممکن است ذهنِ شفاف‌اشان در لحظه تبدیل به ذهنی تهی شود.

یکی از دلایل تقلای این افراد این است که می‌توانند از زیر بار برنامه‌ریزی کردن در مدت زمان طولانی‌تری نسبت به بقیه‌ی افراد شانه‌خالی کنند. اگر جذبه داشته باشید و توانایی بالایی برای یک شبه جمع کردن کار، ممکن است توانسته باشید در لحظه‌ی آخر کار قابل‌قبولی انجام دهید- یا دستِ کم راهی برای طولانی‌تر کردن موعد تحویل کار پیدا کنید. اگر می‌توانید با همین روش و بدون مسئله‌ی خاصی به کارتان ادامه دهید نیازی به عوض کردن رویه‌اتان ندارید.

اما هم‌زمان با افزایش اقتضائات زمانی- مثل وقتی شغل جدید پیدا می‌کنید، با کمبود پرسنل مواجه می‌شوید، ازدواج می‌کنید، بچه‌دار می‌شوید یا شرایط سلامتی‌اتان تغییر می‌کند-زندگیِ بدون برنامه‌ریزی یا مراحل مشخص ممکن است در بهترین حالت خسته‌اتان کند و یا در بدترین حالت زندگی را به کامتان تلخ کند.

بالاخره در برهه‌ای از زمان به این نتیجه می‌رسید که برنامه‌ریزی‌ و مشخص‌کردن روال کار ارزش این را دارد که به آن زمان اختصاص دهید و برای آن تلاش کنید. بر اساس تجربیاتم با مراجعینی که مسئله‌ی مدیریت زمان داشتند برخی حقایق تلخِ مربوط به برنامه‌ریزی را که هر فردی باید قبل از دست به کار شدن بپذیرد با شما در میان می‌گذارم. مادامی‌که این حقایق را بپذیرید و برنامه‌ریزی را به عادت تبدیل کنید می‌توانید از قدرتش استفاده کنید تا زندگیِ شادتر، سالم‌تر و پربارتری بسازید.

مادامی‌که این حقایق را بپذیرید و برنامه‌ریزی را به عادت تبدیل کنید می‌توانید از قدرتش استفاده کنید تا زندگیِ شادتر، سالم‌تر و پربارتری بسازید.

برنامه‌ریزی ممکن است درد داشته باشد- دستِ کم در اولِ کار. اگر الگوهای برنامه‌ریزیِ ضعیفی در ذهن دارید، به معنای واقعی کلمه وقتی شروع به برنامه‌ریزی می‌کنید درد را احساس می‌کنید. مثل این است که برنامه‌ی ورزشیِ جدید آغاز می‌کنید و عضله‌هایی را تمرین بدنی می‌دهید که تا دیروز نمی‌دانستید وجود دارند. اما همین‌طور که عادت برنامه‌ریزی را می‌پرورید، درد مربوط به آن هم معمولا کاهش پیدا می‌کند. هر چه نیروی مثبتی که می‌گیرید بیشتر ‌شود، بیشتر این کار را تکرار می‌کنید.

مثلا کامیی فورنیه،  مدیر ارشد فنیِ سابقِRent the Runway، درد و ثمره‌ی برنامه‌‌ریزی را توضیح می‌دهد. او وقتی در ابتدا شروع به برنامه‌ریزی پروژه‌هایش کرد با استرس و سرخوردگی مواجه شد. او توضیح می‌دهد که رئیس‌اش چگونه در برنامه‌هایش موشکافی می‌کرد-در هر بخشی که عدم قطعیت یا خطری وجود داشت- و از او می‌خواست که برگردد و در مورد کارش تجدیدنظر کند. او می‌گوید: «واقعا وحشتناک بود. عمیقا احساس سرخوردگی می‌کردم و در طول پروژه بی‌قرار بودم. با این حال، در پایان کار، پروژه را به تکه‌های کوچک قابل‌ارائه تبدیل کردیم. در ادامه‌ی کار توانستم با موفقیت تغییرِ معماریِ مهمی ایجاد کنم که علی‌رغم پیچیدگی‌هایش تقریبا مطابق با برنامه پیش رفت. خاطره‌ی سرخوردگیِ ناشی از برنامه‌ریزی در ذهنم حک شده، همین‌طور خاطره‌ی دست‌آورد بزرگی که از آن برنامه‌ریزی عایدم شد.»

در برخی موارد وقتی مجبور نیستید بدون کمک به برنامه‌ریزی بپردازید بهترین نتیجه را می‌گیرید. فرض کنید ‌می‌خواهید برای پروژه‌ای بزرگ در قالب گروه یا دستِ کم با کمک شخص دیگری برنامه‌ریزی کنید. بسته به اندازه‌ی گروه و هم‌پوشانی کار می‌شود فرایند را آسان‌تر هم کرد؛ با تقسیم کردن اهداف ماهانه به برنامه‌ای هفتگی.

برنامه‌ریزی بیش‌تر از آن‌چه انتظار می‌رود طول می‌کشد(همین‌طور خودِ کار). معمولا برای برنامه‌ریزی هفتگی سی تا شصت دقیقه و برای برنامه‌ریزی پروژه زمانی بیش‌تر نیاز است. این مسئله ممکن است برای آن‌هایی که با مقوله‌ی برنامه‌ریزی ناآشنا هستند مدت زمانِ بیش از حد زیادی به نظر برسد. اما آن‌هایی که قدرت برنامه‌ریزی را دیده‌اند درک می‌کنند که یک ساعت در هفته می‌تواند باعث شود صدها ساعت کارِ متفکرانه کم‌تر اضظراب‌آور و پربارتر باشد.

علاوه بر این، بخشی از مزیت برنامه‌ریزی این است که برایتان روشن‌تر می‌شود که کار در مقایسه با تصورتان از مدت‌زمانِ انجام آن واقعا چقدر طول می‌کشد. این امر می‌تواند در ابتدا منجر به سرخوردگی‌های بیشتری شود چرا که باید با این واقعیت مواجه شوید که واقعیت با چیزی که آرزو می‌کردید باشد متفاوت است. برنامه‌ریزی به این معنا هم نیست که همه‌چیز مطابق با برنامه‌‌ی زمان‌بندی‌شده پیش می‌رود. اما مطمئناً به شما اجازه می‌دهد تا اگر چیزی مطابق روال پیش‌نمی‌رود از همان ابتدا متوجه‌ی آن شوید تا بتوانید راه‌حلی برای آن بیابید به جای این که به مشکل کمبود راه‌حل بربخورید یا بعدها اصلا هیچ‌ گزینه‌ای نداشته باشید.

وقتی برنامه‌ریزی می‌کنید معمولا امور بهتر پیش می‌روند. وقتی برنامه‌ریزی می‌کنید، اغلب با واقعیت‌های تلخی درباره‌ی چگونگیِ به تحقق رساندنِ پروژه و یا صرفا به انجام رساندن کارتان در هفته‌ی پیش‌رو مواجه می‌شوید. این امر ممکن است کمی آزاردهنده باشد زیرا دیگر در دنیای خیالی و خوشی نیستید؛ می‌توانید در جایی که زمان نامتناهی است همه‌چیز را بی‌درنگ به انجام برسانید و همه را راضی کنید. اما کشف این حقایق در سریع‌ترین زمانِ ممکن این توانایی را به‌اتان می‌دهد تا خیلی زود درباره‌ی انتظاراتتان از مواردِ قابل‌ارائه مذاکره کنید یا منابع بیشتری را برای پروژه به کار بگیرید. این که با اعتمادبه‌نفس حدوحدود را مشخص کنید و تصمیم بگیرید آن روز چه کاری می‌خواهید انجام دهید هم می‌تواند به‌اتان کمک کند چرا که از مجموعه‌ی کامل گزینه‌ها و اولویت‌های فعلی‌اتان آگاه هستید. این امر کارآیی‌اتان را به بالاترین درجه می‌رساند و به‌اتان اجازه می‌دهد تا پیوسته انتظاراتتان را مشخص و برآورده کنید.

برنامه‌ریزی تبدیل به قناری می‌‌شود. در گذشته، معدن‌چی‌ها با خودشان قناری به معدن می‌آوردند، قناری‌هایی که مثل سیستم هشدار زودهنگام بودند. مرگ قناری‌ها نشانه‌ی این بود که گازهای سمی دارند زیاد می‌‌شوند و معدن‌چی‌ها باید از معدن بیرون بروند. برنامه‌ریزی هم می‌تواند همین نشانه‌های هشدار زودهنگام را در اختیارمان بگذارد- منحرف شدنِ زیاد از برنامه‌ی تخمین‌زده‌‌شده‌اتان نشانه‌ی این است که مشکلی وجود دارد و باید دست به تغییرات جدیدی زد. برنامه داشتن و با آن پیش رفتن به شما اجازه می‌دهد قبل از این که پروژه‌ها و یا تعهدات زمانی دیگرتان در خطر جدی قرار بگیرند تغییرات را اعمال کنید.

افراد بسیاری که از برنامه‌ریزی کردن خوششان نمی‌آید با فرض این که همه چیز را تحت کنترل دارند معمولا خیلی زود برنامه‌ریزی را رها می‌کنند. اما این کار آن‌ها را به شکل فزاینده‌ای پایین می‌کشد. توجه به برنامه و اعمال تغییرات به اندازه‌ی ارائه‌ی پروژه‌ی نهایی مهم است- این کار پایداری فرایند را حفظ می‌کند. اگر به قناری بی‌توجهی کنید احتمال زیادی وجود دارد که شکست بخورید فقط به خاطر این که به نشانه‌های مهم توجه نکردید.

آیا برنامه‌ریزی می‌تواند سخت باشد؟ بله. اما آیا امکان دارد بیشتر و بیشتر برنامه‌ریزی کنید؟ قطعا. درگیر شدن با دردِ برنامه‌ریزی می‌تواند از نظر بازدهیِ فزاینده، کم‌شدنِ اضطراب و مهم‌تر از همه هم‌سو بودن قبلی با آن‌چه از همه مهم‌تر است ثمره‌ی زیادی داشته باشد.

با دوستانتان به اشتراک بگذارید:

درباره نویسنده